Die klassische Lohnabrechnung in Papierform oder auch im Online-Format gehört zu den wichtigsten Dokumenten im täglichen Berufsalltag. Viele Unternehmen nutzen bereits die Online-Gehaltsabrechnung, während kleine und mittelständische Betriebe oft weiterhin mit dem klassischen Modell in Papierform arbeiten. Welche Unterschiede gibt es eigentlich bei der digitalen Entgeltabrechnung zur Papierform und welche Angaben müssen auf einer Gehaltsabrechnung angegeben sein? Fragen, mit denen sich Arbeitnehmer nur selten beschäftigen.
Die digitale Erstellung und der Versand von Lohn- oder Gehaltsabrechnungen und das die Gehaltsabrechnung online verfügbar ist, bietet entscheidende Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wie man bei der verlinkten Seite auch schön sehen kann. Aber gibt es eine gesetzliche Vorgabe, die den Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Abrechnung für geleistete Arbeitsstunden zu erstellen?
Nach § 108 der Gewerbeordnung, einem Gesetz, dass die Gewerbefreiheit regelt, ist der Arbeitgeber verpflichtet eine Lohnabrechnung für jeden Arbeitnehmer zu erstellen. Die Verpflichtung erlischt jedoch, sofern sich keine Veränderungen an den bereits vorhandenen persönlichen oder berufsbedingten Angaben ergeben hat.
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Ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet eine Lohnabrechnung in Papierform zu verschicken?
Nach § 108 der Gewerbeordnung ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet eine Entgeltabrechnung in Papierform zu erstellen. Laut Gesetzestext muss diese in einer Textform sowie auf einem dauerhaften Datenträger hinterlegt sein. Somit ist die Online Gehaltsabrechnung sowie die klassische Textform gleichermaßen gesetzeskonform.
Mit der Umstellung auf die digitale bzw. Online-Gehaltsabrechnung sparen Arbeitgeber um bis zu 50 % der Kosten und Zeit ein. Die digitale Datenverarbeitung ist aufgrund ihres Automatisierungspotenzials die günstigste und schnellste Form zur Erstellung monatlicher Entgeltabrechnungen. Das mühsame Sammeln und Übertragen von Daten durch die innerbetriebliche Buchhaltungsabteilung oder ein externes Lohnsteuerbüro entfällt. Durch die Nutzung einer Software zur Erstellung der Online Gehaltsabrechnung werden Daten direkt digital erfasst und somit mögliche Daten-Übertragungsfehler vermieden.
Die Bearbeitung von Sonderzahlungen, Überstunden oder sonstigen Beträgen, die gesondert bearbeitet werden müssen, können mit einer automatisierten Software bereits in einer Minute erledigt werden, während in vergangenen Jahren, Mitarbeiter der Buchführungsabteilung mehrere Arbeitsstunden damit zu brachten, diese für jeden einzelnen Arbeitnehmer manuell zu erfassen.
Was sollten Arbeitgeber beim Versand von Online-Gehaltsabrechnungen beachten?
Bevor sich Arbeitgeber für den zeitsparenden digitalen Versand der monatlichen Gehaltsabrechnung entscheiden, müssen einige rechtliche Aspekte beachtet werden. Zunächst müssen die Mitarbeiter über die Umstellung informiert werden und dem Online-Versand ihrer Entgeltabrechnungen zustimmen. Damit der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, seine Abrechnung zu erhalten und einzusehen, muss vom Arbeitgeber eine ausreichende technische Infrastruktur geschaffen werden.
Das Online-Format der Entgeltabrechnung muss so beschaffen sein, dass das Dokument im Nachhinein nicht verändert werden kann. Im Zuge des Schutzes personenbezogener Daten, sollte die Übertragung zur digitalen Entgeltabrechnung über verschlüsselte Verbindungen vollzogen werden. Die Mitarbeiter eines Software-Anbieters, der im Auftrag seiner Kunden online Gehaltsabrechnungen erstellten sollte über eine fundierte Schulung in den Bereichen des Datenschutzes sowie der IT-Sicherheit verfügen und darüber hinaus mit einer Vereinbarung zum Datengeheimnis zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
Branchenspezifische Software zur Erstellung von Online Gehaltsabrechnungen
Ob Baubranche, Handel oder öffentlicher Dienst, die Bestimmungen für die Entlohnung bestimmter Berufsgruppen in den verschieden Branchen ist besonders umfangreich. Neben den allgemeinen Rechtsgrundlagen des Steuer- sowie des Sozialversicherungsrecht, sind einige wichtige tarifliche branchenspezifische Regelungen zu beachten. Dies erfordert in vielen Fällen ein fundiertes Fachwissen und Erfahrung im Umgang mit digitalen Lohn- oder Gehaltsabrechnungen.
Gerade in der Baubranche gibt es bei der Online Erstellung der Entgeltabrechnungen einiges zu beachten (-hier interessantes PDF-). Zulagen, wie Saison- oder Kurzarbeitergeld oder Wintergeld werden mit einer spezifizierten Baulohn Software präzise und zeitsparend erstellt.
Online Gehaltsabrechnung selbst erstellen oder über einen externen Dienstleister?
Je nach Branche, Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeiter ist der Einsatz einer digitalen Software zur Erstellung des monatlichen Lohns oder Gehalts ein wichtiger betrieblicher Ablauf. Software-Programme, die auf bestimmte Berufsgruppen oder Branchen zugeschnitten sind, bieten dem Anwender die Möglichkeit, jederzeit Zugriff auf die Daten jedes Mitarbeiters zu haben.
Tarif- oder berufsspezifische Besonderheiten sind bereits vorinstalliert und erlauben einen zeitsparenden kostengünstigen digitalen Versand der Endabrechnung. Der entscheidende Vorteil in der betriebsinternen Anwendung der Software zur Online Gehaltsabrechnung liegt nicht nur in der einfachen Verwaltung spezifischer Daten, sondern ermöglicht dem Arbeitgeber jederzeit Fragen von Mitarbeitern oder Ämtern zügig zu beantworten.
Vorteile der digitalen Lohn- / Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer
Durch den digitalen Versand der monatlichen Entgeltabrechnung ergeben sich nicht nur für den Arbeitgeber entscheidende Vorteile, auch die Mitarbeiter profitieren von der zügigen Zustellung ihrer Gehaltsabrechnung. Im Gegensatz zur klassischen Papiervariante, haben Mitarbeiter einen zeitlich unbegrenzten Zugang zu allen persönlichen Daten, Dokumenten und Anträgen.
Während Lohnabrechnungen in Papierform leicht abhandenkommen können, bietet die digitale Software-Lösung eine virtuelle Ablage, die jederzeit Zugriff zu allen wichtigen Dokumenten ermöglicht. Lohn- und Gehaltsabrechnungen können platzsparend und datengeschützt über einen langen Zeitraum hinweg eingesehen, heruntergeladen und ausgedruckt werden.